Chronique de Isabelle DELPLACE Consultante
ID Management / 06.68.19.27.87 / idmanagement@outlook.fr le 03/08/2021
L’été ou toute autre période de ralentissement de l’activité professionnelle permet bien sûr de répondre au besoin de reprendre son souffle et de faire une pause, mais c’est aussi un moment professionnel privilégié pour préparer la « rentrée » et
comme l’a dit Démocrite d’Abdère :
« Mieux vaut réfléchir avant d’agir que regretter après avoir agi. »
Vous le savez sans aucun doute, mais depuis le premier confinement, notre temps de travail a augmenté. Selon les sondages d’environ 48 minutes par jour. Cela s’explique notamment du fait que nous sommes nombreuses et nombreux à avoir remplacé notre temps de transport par du temps de travail.
La conséquence ? Nous sommes beaucoup à être épuisés et pratiquement un salarié sur deux se déclare en détresse psychologique. Alors vous allez croire que dans cet article, je vais vous recommander de moins travailler, de ralentir… non, ce n’est pas l’idée !
Mon intention est de partager avec vous des moyens très simples pour que vous puissiez augmenter votre efficacité, votre productivité et votre motivation pour la rentrée ! En fait, il s’agit de profiter de cette période estivale pour prendre le temps de faire ce qu’on n’a pas forcément le temps de faire autrement pour au final vous puissiez réduire le nombre d’heures travaillées durablement.
Ces cinq trucs, je les applique depuis des années et, croyez-moi, ils fonctionnent. D’ailleurs, si vous en avez d’autres, n’hésitez pas à le partager.
1. Regarder et Analyser le chemin parcouru
Cette période est propice pour réfléchir et se recentrer, il s’agit ici de prendre le temps de regarder derrière soi, tout ce qui a été accompli depuis le début de l’année. On l’appelle cela l’effet rétroviseur.
Pour faire simple, il faut savoir d’où l’on vient pour savoir où l’on va.
L’absence de prise en compte et d’analyse du passé a de nombreuses répercussions. La plus évidente, c’est que sans historique, pas d’apprentissage, et les erreurs se répètent indéfiniment.
On l’a tous constaté, sur des questions opérationnelles bien sûr (non-qualité en usine, gestion client, etc.) mais aussi sur des questions managériales : mettre un collaborateur dans une situation dans laquelle il a déjà échoué il y a 3 ans, méconnaître les difficultés de fonctionnement entre deux services qui s’expliquent par un incident passé, …
Sans oublier que l’absence de prise en compte de la situation passée creuse un fossé parfois définitif entre le dirigeant, le manager et son équipe.
De plus, en occultant ce qui a été réalisé, c’est oublier de valoriser toutes les petites victoires qui font que l’entreprise est là.
Alors qu’en se les remémorant, non seulement on retrouve un deuxième souffle, mais encore on prend le temps de mettre en avant tous les facteurs de réussite : les meilleurs éléments, l’expression d’un esprit d’équipe à toute épreuve, la concrétisation d’une entraide généreuse qui s’est exprimée, et bien d’autres encore...
C'est cet historique qui génèrera une grande partie de la Motivation pour continuer :
Pour croire en nos exploits de demain, il faut avoir la preuve que nous en sommes capables,
Pour qu’une vision soit légitime, crédible, il faut qu'elle s'appuie sur les forces les plus sûres de l'entreprise.
En synthèse, la première astuce est assez simple à retenir, elle permet de prendre en compte le chemin parcouru et de consolider la motivation des différents acteurs présents. Elle peut se résumer en 5 verbes :
- Attendre de savoir ce qu’il s’est passé, avant de proposer une énième action,
- Faire une synthèse personnelle, une introspection ciblée,
- Écouter le récit des acteurs, de leur vécu de ce qu’ils ont particulièrement apprécié ou au contraire ce qu’ils éviteront de refaire,
- Analyser le vécu global,
- Et pour finir Reconnaître la valeur de chacun.
2. Tirer les enseignements de la période passée
La deuxième astuce consiste, après une analyse de la période écoulée, à construire la base de votre proposition d’un avenir crédible, adapté et motivant.
Il s’agit ici tout d’abord d’interroger le développement général de l'entreprise en croisant les données internes et externes.
Les informations internes prises en compte vous permettront d’évaluer quels sont les points forts et les faiblesses de l'entreprise. Quant aux données externes, elles vous permettront de reconsidérer les menaces et les opportunités du système dans lequel évolue l’entreprise.
Vous l’aurez compris il s’agit ici de faire un diagnostic appelé communément SWOT (acronyme anglais) ou en français FFOM (Forces, faiblesses, opportunités, menaces).
En bref, la deuxième astuce que je vous propose et de profiter de cette période pour interroger ou refaire la matrice SWOT. Cela permet non seulement de faire un diagnostic de la situation de votre entreprise, de réfléchir à la situation globale (externe et interne) et d’aboutir à une vision graphique et synthétique de votre analyse pour faire vos choix avec le maximum d’informations pertinentes.
3. Profiter de ces enseignements pour ajuster ses Ambitions, ses moyens
La troisième astuce permet ensuite d’interroger les liens existants entre votre situation actuelle, et la projection stratégique que vous ambitionnez pour votre entreprise.
Elle permet également de consolider toute la motivation qui sera la vôtre pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
Je parlais un peu plus tôt, de Motivation grâce à la perception du chemin parcouru, et si faire le point sur le passé est indispensable, la projection dans le futur l’est tout autant.
En effet, cette projection doit permettre qu'à notre retour de vacances, nous ayons envie de retrousser nos manches et réussir les Objectifs fixés.
C’est ce que confirme une étude menée par une équipe de l’Université de Californie du Sud.
Cette étude démontre que les membres du groupe test qui ont bénéficié d’un accompagnement pour les aider à mieux relier leur futur à leurs pratiques actuelles ont significativement évolué, en obtenant de meilleurs résultats, en passant davantage de temps sur leurs tâches et faisant preuve d’une plus grande assiduité. La nouvelle perspective qu’ils avaient acquise les aidaient à considérer leurs difficultés comme importantes mais plus insurmontables et à appréhender leur travail comme un outil au service de la construction de leur vie.
L’autre enseignement délivré par ces études est que le fait d’envisager le futur en nombre de jours, et non en nombre d’années, à contribuer à ce que les participants anticipent leur préparation en moyenne quatre fois plus tôt.
Cette recherche révèle donc que notre appréhension du futur peut être modifiée, ce qui peut avoir une incidence positive sur notre motivation et notre comportement en reliant notre identité actuelle à celle dans laquelle nous nous projetons.
La troisième astuce permet de faciliter votre projection et de profiter des différents enseignements pour ajuster vos ambitions. Vous pouvez procéder en 4 étapes :
1. Reprendre le « Pourquoi », c'est-à-dire le sens que vous donnez à votre mission est un point essentiel à votre projection.
2. Reprendre le sens que vous donnez à vos actions,
3. Reprendre la vision de l’objectif à atteindre à moyen terme,
4. Reprendre les ambitions fixées et leur nécessité pour réussir vos objectifs ainsi que réfléchir aux moyens et solutions envisageables pour renforcer vos points forts et diminuer vos faiblesses.
En complément sur ce dernier point, il semble important de rappeler l’intérêt que vous aurez à vérifier que vos Objectifs sont à la fois Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes et Temporels (SMART). Avec ces points, vous pourrez consolider ou d’ajuster votre projection et renforcer le réalisme de vos objectifs et la motivation générale pour les réussir.
4. Vérifier l’équilibre du triangle d’or
La quatrième astuce va vous permettre d’interroger votre triangle d’or. Il s’agit de l’alignement entre
son Soi - son Soi professionnel – et son éthique professionnelle.
Alors, Comment savoir si vous êtes aligné ?
Il faut prendre le temps de vérifier l’authenticité que vous dégagez entre : ce que vous dites, ce que vous faites et ce que vous pensez.
Cette authenticité doit s’exprimer quel que soit le point de vue que vous adopterez.
Soit le « Vous » tel que vous vous connaissez, soit le « Vous » dans votre rôle professionnel que vous endossez, soit le « Vous » dans votre manière de définir votre éthique professionnelle.
Pour être aligné, vous aurez continuellement besoin d’apprendre à vous connaître, comprendre votre fonctionnement, aller débusquer vos croyances limitantes inconscientes, puis adapter votre vie à ce que vous aurez découvert sur vous-même.
Et la bonne nouvelle c’est que ce travail sur soi-même est passionnant et à la portée de tous!
C’est parfois un exercice difficile qui nécessite l’accompagnement d’une tierce personne afin de conjuguer vos réflexions à un regard extérieur, neutre et bienveillant.
Cette personne vous permettra le cas échéant d’identifier certains biais que vous aurez pris.
En voici quelques exemples : une méconnaissance de vous-même, des croyances limitantes et résistances, des peurs plus ou moins conscientes, des difficultés à savoir ce que vous voulez vraiment, un oubli de vous-même, de vos besoins, la sur-adaptation aux contraintes extérieures, un état de fatigue générale…
Voici quelques indices qui peuvent vous aider pour évaluer un décalage dans votre alignement :
Vous avez parfois l’impression de jouer un rôle personnel et/ou professionnel qui vous demande de plus en plus d’efforts
Vous vous réveillez souvent encore fatigué, sans enthousiasme
Vous trouvez que votre quotidien manque de sens.
Vous vous retrouvez parfois en questionnement, en culpabilité ou en contradiction entre vos actions et votre éthique
Vous n’arrivez pas à avancer dans vos projets, à concrétiser vos idées et ce malgré vos efforts
Il vous arrive souvent des imprévus dans des situations où vous vous forcez (exemple : vous oubliez un rendez-vous arrangé que vous avez accepté sans conviction, vous vous blessez avant une réunion que vous préféreriez éviter, …).
Si vous vous retrouvez dans une ou plusieurs de ces situations, c’est que certains aspects de votre vie ne vous conviennent pas. Vous pouvez donc conclure que certains domaines de votre vie ne sont aujourd’hui pas alignés.
En synthèse pour cette quatrième astuce,
Il serait simpliste de penser que nous trouvons notre alignement une bonne fois pour toute, parce que nous sommes en constante évolution. Ce qui nous convient aujourd’hui, ne nous correspondra peut-être plus dans quelques temps. Alors profitons du ralentissement de l’activité pour prendre le temps d’une introspection et pour interroger notre triangle d’or plus régulièrement.
5. Bien préparer sa rentrée pour partir en vacances serein ou vice versa
Cette cinquième et dernière astuce consiste à faire tout ce qu’il faut pour retrouver après des vacances bien méritées son « poste professionnel ».
Et cela s’exprime aussi bien physiquement que psychologiquement :
Profitez pour redonner à votre espace de travail une couleur de neuf !
Profitez du ralentissement pour limiter et/ou organiser la charge mentale à venir
Saviez-vous que le rangement est bénéfique pour notre santé et notre moral ?
En effet, malgré l'impression de pénibilité de la tâche, c'est un bon exutoire au stress et il libère des endorphines, une substance émise par le cerveau qui procure une sensation de bien-être. Ranger c’est tout d’abord faire de la place aux objets qui vous font du bien !
Tout rangement commence par un grand tri car le bazar ne se range pas. C’est le premier challenge qui vous attend. Vous serez obligés de faire des choix, de peser leur utilité dans votre organisation pour ne conserver que les objets qui vous seront utiles.
Ces rangements doivent vous faire gagner du temps, vous simplifier le quotidien, et doivent, tant que faire se peut, satisfaire votre sens de l’esthétique …
Sans oublier le plaisir que vous ressentirez en revenant de vacances, de pouvoir évoluer dans un espace professionnel spacieux, rangé et organisé selon vos besoins et attentes !
Limiter votre charge mentale de la rentrée.
C'est la dessinatrice Emma qui a popularisé ce concept avec sa BD à succès "Fallait demander".
Cette préoccupation usante pour réussir à tout prévoir au quotidien touche tous les professionnels investis. Ils doivent assurer autant professionnellement que dans les domaines connexes (réseautage, partenariat, pratiques sportives, famille, …). Leur cerveau ne se repose jamais, il est sans cesse en train de tout organiser dans les moindres détails pour que "ça avance !".
Avec l’explosion des nouvelles technologies, on traite de plus en plus de tâches avec de moins en moins de temps pour le faire. Le cerveau est comme un muscle et comme tout muscle sursollicité, il peut manifester différents troubles (du sommeil et de la concentration, de l’irritabilité…)
Rien ne vaut l’adoption de méthodes d’organisation psychologiques car elles deviennent aussi importantes que votre organisation physique.
En voici quelques exemples :
- Prioriser les tâches en fonction des urgences et ici pré-lister ce qui vous semble prioritaire à faire à votre retour ;
- Se laisser des plages de concentration pendant lesquelles vous pourrez vous focalisez sur une seule activité, fixer une tranche horaire selon votre organisation et informer votre entourage professionnel de votre indisponibilité sur ces dernières ;
- Refuser d’être dérangé en permanence et donner, communiquer des plages de vos disponibilités à vos interlocuteurs ;
- Ne pas consulter ses mails en flux continu (une étude publiée dans Computers in Human Behavior (2015) a montré que les personnes qui se limitent à trois consultations de leurs mails par jour sont moins stressées.) ;
- Arriver à déconnecter réellement le soir et le week-end.
Cette attitude préventive est essentielle pour éviter le Burn out, épuisement par rapport à une charge de travail trop élevée.
En Conclusion,
J’ai voulu cette fois partager les astuces qui m’ont jusque-là permis de toujours optimiser cette période professionnelle estivale, de partir en vacances le cœur léger, tout en ayant la certitude d’avoir préparé une rentrée efficiente et motivante.
J’espère vraiment quelles vous seront utiles et que votre été professionnel sera serein.
En attendant je vous souhaite à tous d’excellentes vacances ressourçantes, prenez bien soin de vous et profitez !
ID Management, Isabelle DELPLACE le 03/08/2021
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