Chronique de Isabelle DELPLACE
Consultante ID Management / 06.68.19.27.87 / idmanagement@outlook.fr le 28/06/2019
Comme disait Henry FORD :
« Les deux choses les plus importantes n’apparaissent pas au bilan de l’Entreprise : sa réputation et ses hommes »
La première ressource d’une Entreprise reste ses équipes.
L’enjeu de reprendre une équipe déjà existante est majeur pour tout dirigeant, directeur ou manager qui se respecte.
En effet, être propulsé à la tête d’une équipe déjà formée requiert une certaine légitimité :
Expérience qui justifie la Reprise d’une entreprise, nomination donc reconnaissance de ses compétences par la hiérarchie, excellente connaissance du terrain, ...
Quoiqu’il en soit au-delà de la capacité d’un dirigeant à construire une stratégie interne et externe, à gérer la pérennité comptable de l’entreprise, de sa direction ou de son service, prendre en main le management d’une équipe existante est un défi non négligeable pour le nouveau dirigeant ou nouveau manger sous peine d’échec.
Le patron ne sait pas tout, surtout lorsqu’il arrive au milieu d’équipes existantes.
En effet, elles ont plus d’expérience dans l’entreprise, dans le service ou dans leur domaine technique dédié. Elles connaissent mieux ses forces et ses faiblesses internes et à chaque niveau, chaque service, à chaque poste que le nouveau manager.
J’ai souvent vu des managers arriver et vouloir immédiatement expliquer ce qu’il fallait faire ou immédiatement mettre en place des projets sans en parler aux équipes. Peu importe, s’ils avaient raison ou non.
Ce qui est certain, c’est que si les équipes ne reconnaissent pas le manager comme un décideur compétent, soit la collaboration se termine, soit elle n’a pas été efficace !
Pour réussir, nous devons partager la même dynamique que nos équipes et elles doivent partager notre dynamique. Le « NOUS sommes une équipe » prend toute sa dimension, et pour s’assurer que Nous allions bien dans le même sens, (le dirigeant et ses équipes), il est essentiel qu’elle ait son mot à dire.
Alors comment faire pour allier sa propre dynamique de leader à celle d’une équipe que l’on ne connait pas, et ce, quelle que soit sa taille et qui reste la principale ressource de l’entreprise que vous intégrez ?
Quelques pré requis pour commencer :
Au moment de reprendre une équipe, nous devons mettre notre égo de côté, être bienveillants et impliquer les équipes dans le constat, mais aussi la définition des nouveaux objectifs pour nous assurer d’être sereins et efficaces.
Celui qui prend la direction des opérations doit imposer son style en douceur, sans forcément calquer son management sur ce qui existait auparavant. Apporter sa couleur, son bagage professionnel et ses règles, mais seulement après avoir pris le temps de comprendre le fonctionnement antérieur de l’équipe (et des personnes qui la composent) qu’il s’apprête à manager.
Selon moi, afin de mettre toutes les chances de son côté, il y a 4 grandes phases à respecter pour permettre au dirigeant, ou au manager d’être crédible, accepté et reconnu par ses équipes à court, moyen et long terme.
L’observation, La présentation d’un rapport d’étonnement et la mise en dynamique des équipes et la communication sur l’avancée du projet coconstruit quel qu’il soit.
1- La phase d’Observation
Elle consiste en 3 mots : « prendre la température »
- Évaluations des résultats, indicateurs quantitatifs, qualitatifs, les tableaux de pilotage, leur usage, et l’analyse ou l’évaluation qui en ai faite en interne par les équipes elles-mêmes
- Évaluation du marché, mais aussi de la concurrence (étude marketing) qui donneront une vision in facto, mais également il faudra mesurer, la connaissance et le ressenti sur les mêmes indicateurs en interne
Ces deux premiers éléments permettront de fixer des objectifs qui seront mis en dynamique par les équipes, mais avant cela deux observations complémentaires sont nécessaires :
- Observer l’organisation et le fonctionnement des équipes. C’est noter tout ce qui trouve autour des équipes, comment fonctionne l’entreprise, les réunions, les modes de décision, les résultats. Ce qui permettra d’ajuster le comportement à adopter plus tard. Mais observer le reste nous permettra de fixer des objectifs et de mettre en dynamique l’équipe.
- Observer quel est le climat social, pour voir comment sont les relations entre les personnes. Ainsi, devons-nous remarquer si les relations sont amicales, courtoises ou tendues et remplies de non-dits et de stress.
Il sera donc question d’évaluer les comportements, mais aussi les compétences de chacun. En effet, ce sera l’occasion de connaître les difficultés que rencontrent à la fois les équipes, mais aussi les individus dans son travail au quotidien.
Il s’agit d’arbitrer entre réunions collectives et entretiens individuels en fonction de la structure de l’organigramme, des liens directs ou indirects avec les différents collaborateurs.
Un conseil : garder une posture neutre qui permettra l’expression libre et une meilleure prise ne compte des réalités de l’entreprise à l’instant T.
Ainsi, pourrons-nous faire un bilan des forces et des axes de progrès de l’équipe en lien direct avec le manager concerné.
2- La présentation de votre Rapport d’étonnement
Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
C’est un outil qui permet de donner une vision critique et constructive de l’image que peut renvoyer l’entreprise pour une personne venue de l’extérieur.
C’est un moyen efficace d’avoir un regard neuf et spontané sur les possibles dysfonctionnements de votre entreprise et d’effectuer des changements lorsque c’est nécessaire.
L’objectif est donc de présenter nos observations concernant l’équipe, mais aussi les résultats, l’entreprise, le marché, le produit, etc. Tout ce qui influence de près ou de loin le travail et la collaboration et que nous pensons important doit être évoqué.
Il est donc désormais temps de construire son rapport d’étonnement afin de le présenter aux équipes.
Sa présentation est un moment crucial car il doit être à la fois le reflet de votre écoute active pendant votre phase d’observation mais aussi la présentation des choix stratégiques que vous avez fait pour diriger votre entreprise, direction, équipe.
L’idée est d’organiser un collectif, un moment d’échange avec vos équipes pour partager ce que vous avez vu.
Il y a 2 grands types de formats pour ces réunions. Le premier se déroule au sein de l’entreprise et ce, de manière assez formelle. Le second peut être articulé sous la forme d’un séminaire. Tout dépend du temps, du budget et de la quantité de choses que vous avez à dire.
Il est important de prendre un moment, 1 ou 2 journées tous ensemble pour évoquer des sujets qui vont profondément influencer la suite de la collaboration. Tout le monde doit donc être dans de bonnes conditions, détendu et prêt à écouter, mais aussi à participer.
3- La mise en dynamique des équipes
En effet, il ne suffit pas de présenter pour obtenir. Le troisième enjeu, non des moindres, est de mobiliser les équipes autour de votre stratégie.
Cette mise en dynamique des équipes se construit en 2 étapes.
Première étape : La mise en dynamique collective
Il est possible de faire cette étape lors du séminaire. Ainsi, ce séminaire permettra de faire à la fois l’observation et la mise en dynamique. Ce qui est assez classique. Sinon, il est possible de le faire en 2 temps suivant l’ordre du jour de l’observation.
En effet, si l’observation est vraiment « trop lourde », il est préférable de la scinder en 2 temps.
En fonction de la taille de vos équipes vous créez des groupes (soit les équipes déjà construites, soit des groupes transversaux, soit des choix liés à votre stratégie). Ensuite, vous bâtirez des ateliers afin qu’ils décident les priorités d’actions à mettre en place pour réussir ensemble. Puis, une fois les priorités définies, il faudra décider des actions et des moyens pour atteindre ces objectifs.
Cette étape est aussi assez longue. En effet, les enjeux sont importants. Il faudra donc s’assurer que les équipes aient bien le temps d’échanger et de décider sereinement.
À la fin de cette réunion, le reporting de chaque groupe sur leurs travaux permettra une présentation claire, partagée et portée par le groupe. Ce qui permettra de s’assurer non seulement de leur appropriation de la stratégie mais également de sa déclinaison à leur niveau d’activité et ainsi de s’assurer de leurs mises en place.
Deuxième étape : La mise en dynamique individuelle
Une fois la phase d’observation partagée collectivement et les objectifs et les actions clairement identifiées et partagées, il faudra la décliner de manière individuelle.
Les rencontres individuelles permettront de partager nos observations individuelles et de décider des objectifs individuels.
Attention, un projet collectif n’est pas la somme des projets individuels. C’est bien le projet collectif qui doit se décliner en projets individuels. Cette étape ne peut donc pas se faire avant l’étape collective.
Ces entretiens permettent d’ajuster individuellement les objectifs collectifs. L’idéal étant d’inciter le collaborateur grâce aux travaux collectifs à définir lui-même ses propres objectifs. Ainsi, son implication est garantie ! Les méthodes de coaching peuvent être utiles dans ces situations.
Le lancement de votre stratégie par vos équipes est parti !
4- Communication et suivi
Comme toute action menée le temps provoque l’érosion des efforts ainsi qu’un phénomène d’essoufflement.
Ce qu’il ne faut pas perdre de vue c’est que les équipes vont là où le patron regarde !
Il vous suffit de déterminer, 3 indicateurs clés qui seront « palpables » et identifiés par tous, pas plus!
Pour éviter l’essoufflement, il faut non seulement donner cette visibilité du chemin parcouru et cela dans un rythme régulier, et avec le rappel de l’objectif « étape » et rappel de l’objectif final.
La mise en avant des réussites et leurs contributions à l’avancée vers l’objectif final sera également un atout.
Ainsi votre dynamique de lancement restera entrainante et motivante !
Pour finir, vous l’aurez compris, une reprise d’équipe réussie ne s’improvise pas et demande du temps. Sachant qu’ici prendre le temps de mobiliser vos équipes autour de votre stratégie vous permettra dans un deuxième temps d’aller plus vite et plus loin !
ID Management, Isabelle DELPLACE -06.68.19.27.87- le 28/06/2019
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